Varför är det viktigt med PM?

VARFÖR PM?

När man jobbar med event består nästan 80 % -90 % av planering och det är oftast det som tar mest tid och energi.
Vad vi på Marsson Event är mycket noga med när vi planerar event är väldetaljerade PM/körschema.
Ett PM/körschema beskriver för alla inblandade/medarbetare leverantörer, personal etc. hur eventet ska genomföras. Inför, under och efter eventen.

Varför då använda sig av PM när man kan förklara eller "lösa allt på plats"?
Ett bra tips när man gör PM är att beskriva de så utförligt att även om "jag själv" som ansvarig inte närvarar ska varje person ha en klar bild för sig vad han/hon ska göra så att upplägget flyter på ändå.
Detta betyder också att om något går mot förmodan går fel eller om något oförutsätt sker kan man luta sig tillbaka och se hur man kan planera om upplägget.

Exempelvis
Säg att du arrangerar en konferens där hela företagets personal, det vill säga ca.150 pers närvarar.
Ni har ett späckat schema med föreläsningar. Direkt efter lunch då alla återigen är samlade för att lyssna på nästa föredrag, visar det sig att föreläsaren som ska föreläsa under ca 55 min inte har kommit och du har fått meddelande just i detta nu att han kommer bli minst 30 min sen.
Nästa föredrag är planerat om 60 min och den föreläsaren inte har kommit för hans föredrag börjar ju inte försten om 60 minuter. Föredragaren som är 30 min sen kan inte genomföra sitt föredrag när han kommer, då spricker det resterande programmet.

Vad gör du då? ska du låta 150 personer sitta och vänta i 60 min?

Med ett välplanerat PM/körschema kan du snabbt få en överblick av hela dagen och se vilka ändringar i programmet du kan göra. Medarbetare ser enkelt och utförligt - och har även i förväg kunnat förbereda sina arbetsuppgifter.

Vilket innebär att ska det riggas om på scenen för ett "annat" upplägg kan teknikerna se hur det ska genomföras, serveringspersonal ser hur serveringen ska läggas upp etc.

Fördelen med ett välplanerat och detaljerat PM är också så att medarbetarna får en översikt över hela evenemanget, som underlättar planeringen av deras arbetsinsatts och arbetsuppgifter. Samt även förstå vikten av deras genomförande.

Därför jobbar vi på Marsson Event inför våra arrangemang, stora som små alltid med välplanerade PM.

/ Marie